Otimização de processos
Primeiro simplificamos o trabalho.
Mapeamos como o processo funciona hoje, removemos passos desnecessários e definimos uma forma de trabalhar mais simples antes de automatizar qualquer coisa.
CONSULTORIA DE OPERAÇÕES
Analisamos onde a tua empresa está a perder tempo, dinheiro ou capacidade, percebemos porquê e construímos o sistema que elimina esse problema.
O QUE FAZEMOS
Toda a empresa tem um ponto onde o trabalho começa a custar demasiado.
Pode ser uma pessoa que precisa de responder a tudo, um processo que depende de Excel, informação que vive em vários sítios ou uma tarefa que a equipa repete todos os dias. Nós procuramos esse ponto primeiro.
Depois percebemos porque existe, redesenhamos o processo e construímos o sistema que deve fazer esse trabalho acontecer.
É assim que construímos o sistema operativo da empresa: uma forma coerente de ligar pessoas, informação e ferramentas à volta do trabalho.
Automação
Depois tiramos o trabalho repetido das mãos da equipa.
Ligamos as ferramentas e tarefas que fazem sentido para que o trabalho avance sozinho onde não é preciso intervenção humana.
Sistemas com IA
Quando o processo está pronto, usamos IA onde ela acrescenta valor.
Construímos sistemas capazes de ler informação, classificar pedidos, tratar documentos ou apoiar decisões, deixando para uma pessoa aquilo que exige contexto e julgamento.
Um bottleneck de cada vez.
Não começamos por construir coisas porque parecem interessantes. Começamos pelo problema que mais vale a pena resolver.
ONDE O TRABALHO ENCRAVA
Há quatro sítios onde as operações costumam perder mais tempo.
O padrão muda de empresa para empresa, mas os problemas costumam aparecer nos mesmos pontos: pedidos, pessoas, informação e dinheiro.
Pedidos e orçamentos
Os pedidos chegam por email, telefone, formulário ou WhatsApp. Alguém precisa de os ler, procurar informação, perceber o que falta, preparar um orçamento e acompanhar a resposta. Quando este trabalho é manual, o processo depende de quem está disponível naquele momento.
- Pedidos
- Orçamentos
- Contactos
Agenda e equipa
A disponibilidade da equipa vive muitas vezes na cabeça de alguém. Marcar, remarcar ou perceber quem pode tratar de um trabalho transforma-se numa sequência de mensagens e telefonemas.
- Marcações
- Equipa
- Disponibilidade
Registos e números
Cada pessoa regista a informação de uma forma diferente e os dados acabam espalhados por Excel, emails e ferramentas. Quando chega a altura de perceber o que aconteceu, alguém tem de juntar tudo.
- Relatórios
- Histórico
- Dados
Faturas e cobranças
Documentos chegam por vários canais, alguém tem de os organizar e as cobranças dependem muitas vezes de memória ou de uma lista manual. O problema não é a fatura. É tudo o que acontece à volta dela.
- Faturação
- Cobranças
- Documentos
Reconheces alguma destas situações?
DRS GROWTH · AGÊNCIA DE OFERTA E MARCA PESSOAL
Quatro ferramentas. Um sistema só.
«O meu negócio vivia em quatro sítios que não se falavam, e por isso eu não tinha números nenhuns, tinha bocados.»
cerca de 700 euros por mês em software que deixou de ser pago, valor aproximado indicado pelo cliente
O MÉTODO
Bottleneck-to-System. Do problema ao sistema.
- 01
Diagnóstico
- 02
Desenho da solução
- 03
Implementação e formação
- 04
Acompanhamento e melhorias
- 05
Otimização
PERGUNTAS
Antes de marcar, o que nos costumam perguntar.
Como sei se existe um problema que vale a pena resolver?
Procura sinais concretos: horas gastas em trabalho repetido, informação espalhada, erros frequentes, processos que dependem de uma pessoa ou falta de visibilidade sobre o que está a acontecer. No diagnóstico ajudamos-te a perceber se o problema é suficientemente relevante para justificar uma solução.
Já temos software. A BTS vai substituir tudo?
Não necessariamente. Se uma ferramenta já funciona, aproveitamo-la. O objetivo é ligar melhor o que já tens e eliminar o trabalho manual que existe à volta dessas ferramentas.
A solução passa sempre por automação ou IA?
Não. Às vezes o melhor resultado vem de simplificar o processo. Outras vezes faz sentido automatizar. E só usamos IA quando ela resolve uma parte do trabalho melhor do que uma abordagem mais simples.
O que é que a BTS constrói, na prática?
Depende do bottleneck. Pode ser um sistema de orçamentação, processamento de documentos, gestão de pedidos, agenda, dashboard, integração entre ferramentas ou um workflow com IA. O sistema nasce do problema, por isso não temos um pacote fechado de soluções.
Como decidem o que devemos resolver primeiro?
Olhamos para o impacto do problema, a frequência com que acontece, o custo de continuar igual e a capacidade de a solução criar uma melhoria real na operação. O objetivo não é resolver tudo. É começar pelo ponto que mais pesa.
Já tentámos automatizar e não funcionou. O que muda desta vez?
Uma automação não corrige um processo mal desenhado. Primeiro percebemos como o trabalho acontece hoje, porque é feito dessa forma e onde está realmente o problema. Só depois decidimos o que vale a pena automatizar.
Quanto trabalho vai ser preciso da nossa equipa?
Precisamos da equipa para perceber como o trabalho é feito e validar a solução, mas o objetivo da implementação é precisamente retirar carga operacional da equipa. A quantidade de envolvimento depende da complexidade do bottleneck e do sistema a construir.
Quanto tempo demora até termos o sistema a funcionar?
Depende do problema e da solução necessária. Alguns processos são relativamente simples de corrigir. Outros exigem mais trabalho de desenho, integração e implementação. No diagnóstico percebemos primeiro o que seria necessário antes de falar em prazos.
Os nossos dados ficam seguros?
A resposta depende das ferramentas e dos dados envolvidos em cada projeto. Antes de implementar, definimos os acessos necessários, as ferramentas utilizadas e a forma como a informação circula. Não tratamos segurança como um detalhe para resolver no fim.
Vamos ficar dependentes da BTS depois de implementar o sistema?
O objetivo é construir um sistema que a tua empresa consiga usar no dia a dia. Não queremos criar dependência artificial. A BTS pode continuar a acompanhar e melhorar o sistema, mas a operação deve ficar mais autónoma, não menos.
Como sei que uma solução destas vai compensar o investimento?
Primeiro percebemos o peso do problema. Quantas vezes acontece, quem está envolvido, quanto tempo consome, que erros cria e o que fica parado por causa dele. Só faz sentido construir um sistema quando o problema justifica o investimento.
E se perceberem que a BTS não é a solução certa?
Dizemos-te. Se o problema for pequeno demais, se uma solução que já tens for suficiente ou se não existir uma intervenção com impacto suficiente para justificar o projeto, preferimos dizê-lo no diagnóstico.
CONVERSA E DIAGNÓSTICO
O próximo passo é perceber o que está a travar a operação.
Numa conversa de 30 minutos, percebemos como o teu negócio funciona hoje, onde estás a perder capacidade e se existe uma oportunidade real para construir um sistema à medida.